Wie stelle ich meinem Kunden eine Rechnung, eine Gutschrift zu?

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Zunächst sind die von Ihrem Kunden angebotenen Bedingungen für den Austausch von Rechnungen (Art der Weiterleitung und Digitalisierung) in folgenden Schritten zu prüfen:

1. Loggen Sie sich mit Ihrem Konto und Ihrem Passwort im SY-Portal ein
2. Kunden anklicken
3. In der Liste der Kunden den Kunden anklicken, dessen Angaben Sie einsehen wollen
4. Die Seite „Kundeninformationen“ wird angezeigt
5. Dort können Sie die von dem Kunden zugelassenen Weiterleitungs- und Digitalisierungsmodi anzeigen:

Wenn Ihr Kunden mehrere Digitalisierungsarten anbietet, müssen Sie eine wählen, bevor sie ihm die ersten Rechnungen zustellen (Siehe Rubrik Digitalisierung)

Wenn Sie das Portal nutzen, um Ihre Rechnung / Gutschrift hochzuladen:

1. Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort im Portal ein,
2. Rechnungen / „Rechnung einreichen“ anklicken
3. Wählen Sie Ihren Kunden
4. Wählen Sie die ausstellende Firma oder Niederlassung, wenn Ihnen diese Wahl angeboten wird
5. Wählen Sie die zu versendende(n) Datei(en) (PDF oder UBL 2.1) (Sie können Ihre Dateien auch direkt auf der Kachel „Rechnung einreichen“ ablegen)
6. Den Versand durch Anklicken von „Versand Ihrer Rechnungen bestätigen“ bestätigen

Hinweis: Im Feld „Referenz“ können Sie zur Identifizierung eine Bezeichnung nach Wahl eingeben.

Wenn Ihr Kunde Ihnen die Zustellung per E-Mail anbietet, rufen Sie die Seite „Kundeninformationen“ auf, um die für den Rechnungsversand zu verwendende E-Mail-Adresse in Erfahrung zu bringen:

 

1. Erzeugen Sie eine neue Mitteilung in Ihrer Mail-Software
2. Fügen Sie Ihre PDF-Rechnung als Anlage zu Ihrer E-Mail hinzu
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers bei Ihrem Kunden ein
4. Prüfen Sie den Eingang einer „Empfangsbestätigung“ SY oder „Ablehnung“ SY in Ihrer Mailbox

Bei Eingang auf SY werden die Rechnungen in der Liste der „Rechnungen in Bearbeitung“ angezeigt.

Hinweis: wenn Sie ein Multi-Firmen-Benutzer oder Multi-Niederlassungs-Benutzer sind, können Sie Ihre Rechnungen nicht per E-Mail versenden.

Wenn Ihr Kunde Ihnen die Rechnungserfassung anbietet:

• Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort im Portal ein,
• klicken Sie Rechnungen/ „Eine Rechnung erfassen“ an
• Wählen Sie Ihren Kunden
• Wählen Sie die ausstellende Firma oder Niederlassung, wenn Ihnen diese Wahl angeboten wird
• „Weiter“ anklicken
• Ergänzen Sie das Eingabeformular
• Nach Abschluss der Eingabe den Versand durch Anklicken von „Rechnung bestätigen und senden“ bestätigen

Hinweis: Sie können den Inhalt der von dem Portal zu erzeugenden Rechnung durch Anklicken von „Vorschau der Rechnung“ prüfen